บัญญัติ 6 ประการ เมื่อทำงานกับ "ชาวต่างชาติ"

การทำงานกับชาวต่างชาติอาจก่อให้เกิดปัญหากับคุณได้ เพราะความคิด หรือวัฒนธรรมองค์กรที่แตกต่างกัน ทำให้เราไม่เข้าใจว่าเขาคิดอย่างไร หรือเข้าใจผิดว่าคิดตรงกัน ยิ่งเราชาวไทยถูกอบรมมาให้ระมัดระวังคำพูดมิให้คำกระทบกระทั่งความรู้สึกของคนอื่น บ่อยครั้งทำให้เราพูดอ้อมค้อมเกินไปและไม่ตรงประเด็น วันนี้เลยนำเคล็ดลับในการทำงานร่วมกับชาวต่างชาติในหนังสือ "ขายให้รวยด้วยเทคนิคง่ายๆ" โดย เกรียงศักดิ์ นิรัติพัฒนะศัย มาแนะนำให้ลองอ่านดู บัญญัติทั้ง 6 ประการมีดังนี้

1. เมื่อไม่เห็นด้วยขอให้พูดออกมา (Assertive when disagreement)

คือ ความกล้าที่จะพูดหรือแสดงความคิดความเห็นของเราออกมาเป็นคำพูด เมื่อเรามีความเห็นที่ไม่ตรงกับหัวหน้าเรา เช่น กรณีเขามอบหมายงานแล้วเรารู้สึกว่ามันยากที่จะปฏิบัติให้สำเร็จตามแผนงานได้ โดยเฉพาะกรณีที่เกี่ยวกับเส้นตาย รายละเอียดของการนำไปปฏิบัติ หรือกิจกรรมสำคัญที่อาจจะเป็นจุดวิกฤตต่อแผนงาน ขอให้เราแสดงความคิดเห็นของเราออกมาอย่างสุภาพและตรงไปตรงมา

อย่าเกรงใจเขาโดยการพยักหน้าและบอกว่า Yes โดยปกติพวกเรา พยักหน้าและบอกว่า Yesนั้นแสดงว่า "เรากำลังรับฟัง" อยู่แต่สำหรับชาวต่างชาติแล้วเขาตีความหมายว่า "เราเห็นด้วยและตกลง" ตามนั้น ซึ่งเขาตีความว่าเรา "รับปาก (Promise)" ไปแล้ว
สำหรับชาวต่างชาติเมื่อเรารับปาก (Promise) อะไรก็ตามแล้วเราไม่สามารถทำได้ คุณได้ทำลายความเชื่อถือ (Trust) ในตัวคุณลงโดยไม่รู้ตัว เพราะสำหรับเขาแล้ว เขาไม่คิดว่า "ไม่เป็นไร" เช่น เราคนไทย หากว่าเราทำให้เขา Trust ในตัวเราน้อยลงแล้วคราวต่อไปเราคงต้องใช้ความพยายามมากขึ้นอย่างมหาศาลเพื่อเรียกความเชื่อถือกลับมา เพราะขาดความไว้วางใจกันเสียแล้ว

ดังนั้นหากจะรับปากอะไรก็ตามขอให้แน่ใจว่าเราสามารถทำได้ตามที่รับปากเช่นนั้นจริงๆ

2. เมื่อไม่รู้หรือไม่แน่ใจขอให้กล้าที่จะถาม

หัวหน้างานสมัยใหม่และชาวต่างชาติส่วนใหญ่จะรู้สึกยินดีเมื่อมอบหมายงานแล้วลูกน้องมีคำถาม เพราะแสดงว่าเราให้ความสนใจกับรายละเอียดของงานและเรายังแสดงออกถึงความต้องการที่จะเข้าใจเพื่อจะได้ทำงานให้สำเร็จลุล่วง

พวกเราไม่ชอบถามอาจจะกลัวเสียหน้าหรืออายที่จะถาม แต่สำหรับผมแล้ว ระลึกอยู่เสมอว่าเราอาจจะเสียหน้าบ้าง แต่ว่าดีกว่าสูญเสียความน่าเชื่อถือจากหัวหน้างานหรืออาจจะตกงานได้ง่ายๆ หากเราเข้าใจผิด เพราะเราอาจจะไปทำในคนละเรื่องกับสิ่งที่เขาต้องการเลยก็ได้

3. ยอมรับความผิดพลาดในงานแต่เนิ่นๆ

เมื่อเกิดผิดพลาดในงานเรามีแนวโน้มที่จะปกปิดมันโดยเฉพาะกับหัวหน้าเรา แต่ว่าความจริงแล้วหากเราบอกหัวหน้าเราแต่เนิ่นๆ ตั้งแต่เราทราบ แนวโน้มของความเสียหายจะน้อยกว่าและโอกาสของการแก้ไขปัญหาก็ง่ายขึ้นกว่าการปล่อยให้เนิ่นนานออกไป

หัวหน้างานของคุณอาจจะโกรธบ้าง แต่แน่ใจได้เลยว่าเขาจะยิ่งโกรธมากขึ้นแน่ๆ หากปล่อยให้เนิ่นนานออกไปหรือละเลยให้ความเสียหายยิ่งบานปลาย ดังนั้นสู้เผชิญกับปัญหาแต่เนิ่นๆแล้วโดนเอ็ดบ้างนิดหน่อยดีกว่าปล่อยให้กลายเป็นเรื่องใหญ่

หากคุณบอกเขา แล้วเขาแสดงอาการหงุดหงิดไม่เลิกและดูเหมือนปํญหานั้นจะไม่ได้นำมาพูดคุยกันแล้วล่ะก้อ ข้อคิดดีๆจากคำกล่าวนี้อาจมีประโยชน์....นายพลคอลลิน พาวเวลล์ ผู้นำทางทหารของอเมริกาในยุทธการพายุทะเลทรายตอนถล่มอิรัคเคยกล่าวไว้ว่า "วันใดที่ทหารของคุณเลิกนำปัญหามาปรึกษากับคุณ แสดงว่าคุณไม่ได้เป็นผู้นำของเขาแล้ว เพราะเขาคงคิดว่าคุณไม่สามารถช่วยเขาได้หรือคุณไม่แคร์ ไม่ว่าจะเป็นเหตุผลใดก็ตามถือว่าคุณล้มเหลวในความเป็นผู้นำ"

4. พูดให้ชี้ชัดเฉพาะเจาะจงขึ้น (Be Specific)

เราชาวไทย เพราะเราถูกอบรมมาให้ระมัดระวังคำพูดมิให้คำกระทบกระทั่งความรู้สึกของคนอื่น บ่อยครั้งทำให้เราพูดอ้อมค้อมเกินไปและไม่ตรงประเด็น

เราควรจะต้องสื่อสารกันให้ชัดเจนขึ้นทั้งในเรื่องพูดและเขียน สัญญาณที่จะบอกกับเราว่าเราเริ่มพูดจาไม่ค่อยชัดเจนเมื่อเราถูกผู้ฟังถามบ่อยๆว่า "คุณหมายความว่าอย่างไรที่บอกว่า...(What do you mean by that...?)"

ทางแก้เพื่อให้พูดจาชัดเจนก็คือต้องทำให้ความคิดชัดเจนและมีลำดับขั้นตอนที่ดีเสียก่อน ก่อนจะเข้าประชุมหรือหารือกับหัวหน้างาน เราควรจะนั่งลงพร้อมกระดาษแล้วเขียนความคิดของคุณออกมาก่อน

หลังจากนั้นจึงลำดับความคิดของคุณออกมาว่า ต้องการคุยเรื่องอะไร มีที่มาหรือภูมิหลังว่าอย่างไร เกิดปัญหาอะไรขึ้น อะไรเป็นสาเหตุ มีข้อมูลอะไรสนับสนุน สุดท้ายมีข้อเสนอแนะอะไรสำหรับปัญหานั้นบ้าง และควรจะเสนอแนะหลายๆ ทางเลือกรวมทั้งเสนอทางเลือกในความเห็นของคุณ หากจะให้ดีก็ควรวิเคราะห์ต่อเนื่องถึงผลลัพธ์หากตัดสินใจเลือกทางเลือกนั้นจะเกิดผลกระทบหรือความเสี่ยงอะไรตามมาได้บ้าง

5. บอกความคืบหน้าเป็นระยะ

หัวหน้างานส่วนใหญ่ต้องการทราบผลความคืบหน้าของงานเป็นระยะๆ เราควรจะรายงานเขาอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ ในเรื่องของความถี่และรายละเอียดนั้น อาจจะต้องศึกษาเป็นรายบุคคลดังคำกล่าวที่ว่าลางเนื้อชอบลางยา คนแต่ละคนมีความชอบไม่เหมือนกัน เราอาจจะถามเขาโดยตรงก็ได้ หรือถามเลขาฯของเขา หรืออดีตลูกน้องของเขาก็ได้

รูปแบบการสื่อสารก็อาจจะต้องศึกษาด้วย คนบางคนชอบให้รายงานทางโทรศัพท์ คนบางคนต้องรายงานเป็นลายลักษณ์อักษร คนบางคนต้องรายงานด้วยวาจาทุกวัน หรือทุกสัปดาห์ เช่นกันดูตามสไตล์ของแต่ละคนแล้วปรับประยุกต์ใช้

6. บันทึกสิ่งที่คุณทำเป็นลายลักษณ์อักษร

การบันทึกสิ่งที่คุณทำ บันทึกความเข้าใจ (MEMO) บันทึกการประชุม หรือรายละเอียดของงานจะช่วยคุณได้หลายกรณีเช่น ช่วยให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน

นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งที่บันทึกผลงานและความสำเร็จต่างๆของเรา เราสามารถนำไปใช้อ้างอิงในอนาคต หรือนำไปใช้เมื่อต้องพิจารณาผลงานของเรา และยังเป็นหลักฐานยืนยันกับหัวหน้างานคนใหม่เพราะเราในอนาคตหากมีการเปลี่ยนแปลงหัวหน้างาน