Workflow การจัดการค่าใช้จ่าย : ปรับปรุงและทำให้ระบบบัญชีของคุณเป็นอัตโนมัติ

การจัดการค่าใช้จ่ายเป็นหน้าที่ที่สำคัญสำหรับบริษัทใด ๆ ที่มีพนักงานมากกว่าหนึ่งคน ไม่ว่าพวกเขาจะใช้จ่ายในขณะเดินทาง ทำงานจากระยะไกล หรือทำงานในสถานที่ พนักงานส่วนใหญ่มีใบเสร็จอย่างน้อยสองสามใบที่จะส่งเพื่อขอรับเงินคืนในเดือนใดก็ตาม ในอดีต การจัดการกระบวนการนั้นต้องใช้ใบเสร็จจำนวนมาก การสับเอกสาร และการส่งการอนุมัติสำหรับผู้จัดการและผู้บริหารระดับสูง ทุกวันนี้ มีบริษัทจำนวนมากขึ้นที่ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อทำให้ขั้นตอนเหล่านี้เป็นอัตโนมัติ และทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นสำหรับทุกคน ในขณะเดียวกันก็ทำให้ขั้นตอนเหล่านี้รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้นด้วย

คืออะไรค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ Workflow

Workflow การจัดการค่าใช้จ่ายแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงเส้นทางที่ใบเสร็จใช้ตั้งแต่เวลาที่ป้อนลงในระบบการจัดการค่าใช้จ่ายของบริษัท จนกว่าพนักงานจะได้รับเงินคืนหรือชำระค่าใช้จ่ายโดยธุรกิจ เป็นกระบวนการทีละขั้นตอนที่ใช้กับค่าใช้จ่ายทั้งหมดและกำหนดวิธีรับ อนุมัติ และชำระเงิน

เหตุใดการสร้าง Workflow การจัดการค่าใช้จ่ายจึงมีความสำคัญ

หากไม่มี Workflow การจัดการค่าใช้จ่ายที่กำหนดไว้ บริษัทต่าง ๆ จะถูกจำกัดในเรื่องการรับ การบัญชี การอนุมัติ และการชดใช้ค่าใช้จ่ายของพนักงาน แนวทางที่ไม่มีโครงสร้างในการจัดการค่าใช้จ่ายอาจเพียงพอสำหรับบริษัทที่มีพนักงานเพียงไม่กี่คนที่ส่งค่าใช้จ่าย แต่เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น จำเป็นต้องมีวิธีอัตโนมัติในการจัดการด้านนี้ของธุรกิจ ด้วยการสร้าง Workflow ที่คาดการณ์ได้สำหรับค่าใช้จ่ายทั้งหมด บริษัทต่าง ๆ สามารถประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด จัดการกับการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้นได้ง่ายขึ้น และประหยัดเงิน

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์การจัดการค่าใช้จ่าย

รวบรวมบันทึกพนักงานที่ส่งรายงานค่าใช้จ่ายสำหรับการชำระเงินคืนจะรวบรวมใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต ใบเรียกเก็บเงิน หรือเอกสารอื่น ๆ ที่พิสูจน์ว่าได้ซื้อ

ทีมบัญชี หัวหน้างาน และ/หรือผู้จัดการจะใช้เอกสารนี้เพื่อยืนยันค่าใช้จ่ายและรับรองว่าถูกต้องตามกฎหมายและสามารถเบิกคืนได้

พนักงานสร้างรายงาน พนักงานควรอ้างอิงถึงนโยบายการจัดการค่าใช้จ่ายของบริษัทเมื่อจัดทำรายงานของตน ซึ่งจะสะท้อนถึงค่าใช้จ่ายอย่างน้อยหนึ่งรายการที่จะกำหนดการชำระเงินคืน

รายงานนี้ทำหน้าที่เป็นเอกสารหลักที่พนักงานจะใช้ในการยื่นคำร้องค่าใช้จ่าย และโดยทั่วไปจะกรอกและส่งเป็นรายเดือน

ส่งรายงานเพื่อขออนุมัติขั้นสุดท้าย เมื่อส่งแล้ว รายงานจะถูกตรวจสอบโดยหัวหน้างานโดยตรงและทีมบัญชีเพื่อตรวจสอบการเรียกร้อง

ณ จุดนี้ รายงานจะเข้าสู่ขั้นตอน "การอนุมัติขั้นสุดท้าย" และเข้าสู่ขั้นตอนต่อไป ผู้อนุมัติจะได้รับการแจ้งเตือนเพื่อตรวจสอบ จากนั้นรายงานจะแจกจ่ายให้กับผู้อนุมัติที่เหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการหรือผู้บริหารระดับสูงเพื่อตรวจสอบ บุคคลเหล่านี้ตรวจสอบรายงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการทั้งหมดถูกต้องตามกฎหมายและสามารถคืนเงินได้ จากนั้นลงชื่อออก อนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายแล้ว ผู้ตรวจสอบประทับตรารับรองในรายงาน รายงานใดๆ ที่ไม่ได้รับการอนุมัติจะถูกส่งกลับไปยังทีมบัญชี—และต่อมาคือ พนักงาน—เพื่อตรวจทานและแก้ไข สำหรับค่าใช้จ่ายใดๆ ที่ไม่ได้รับอนุมัติ กระบวนการเริ่มต้นใหม่ที่ "รวบรวมเรกคอร์ด" โดยมีหน้าที่รับผิดชอบในการถอนการเรียกร้องหรือยืนยัน

เมื่อกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายเป็นไปโดยอัตโนมัติ พนักงานสามารถส่งค่าใช้จ่ายได้จากทุกที่ผ่านทางเว็บเบราว์เซอร์หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ บริษัทสามารถปรับแต่ง Workflow และกระบวนการอนุมัติให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจ การบัญชีโครงการ และการจัดการค่าใช้จ่ายของตนเอง ในทางกลับกัน องค์กรจะได้รับค่าใช้จ่ายในการดำเนินการรายงานที่ลดลง ความแม่นยำในการรายงานที่ดีขึ้น และใช้เวลาน้อยลงในการกลั่นกรองสเปรดชีตและกระดาษ สุดท้ายระบบการจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติช่วยปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมบัญชี พนักงาน และผู้อนุมัติ ทั้งหมดนี้ไม่จำเป็นต้องรับโทรศัพท์หรือส่งอีเมล

ที่มา : https://www.netsuite.com